Ley 1581 de 2012
Política de privacidad y tratamiento de datos personales
Para Hotel Casa Portones la conservación, protección, integridad y confidencialidad de los datos personales de nuestros clientes es muy importante. Hemos diseñado nuestra política de almacenamiento y tratamiento de la información que nuestros clientes suministran a través de los diversos canales de comercialización de nuestros productos y servicios (sitios web, WhatsApp, formulario de registro). Estamos comprometidos con la protección y el manejo adecuado de los mismos conforme al régimen legal de protección de datos personales (Ley 1581 de 2012).
Definiciones
- Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
- Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
- Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
- Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Dato privado: es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.
- Datos sensibles: aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como los que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
- Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
- Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
- Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
- Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.
Objeto
El presente documento tiene la finalidad de regular los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza Hotel Casa Portones, a fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data de sus huéspedes, visitantes, clientes, usuarios y proveedores, en el marco de lo establecido en el literal (k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, que regula los deberes que asisten a los responsables del tratamiento de datos personales, dentro de los cuales se encuentra el de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos.
Ámbito de aplicación
El presente manual será aplicable a los datos personales registrados y por registrar en las diferentes bases de datos manejadas por Hotel Casa Portones, esto es, a las bases de datos de nuestros huéspedes, visitantes, clientes y proveedores que nos suministren sus datos para fines comerciales.
La información que recolecta Hotel Casa Portones puede incluir, en todo o en parte según las necesidades de cada producto y/o servicio, entre otros, los siguientes datos:
- Nombres y apellidos.
- Tipo y número de identificación.
- Nacionalidad y país de residencia.
- Fecha de nacimiento y género.
- Estado civil y/o parentesco en relación con personas menores de edad o con discapacidad solicitantes de nuestros servicios.
- Teléfonos fijos y celulares de contacto (personales y/o laborales).
- Direcciones postales y electrónicas (personales y/o laborales).
- Profesión u oficio.
- Compañía en la que labora y cargo.
- Procedencia y destino.
- Motivo de su viaje.
- Información de tarjeta(s) de crédito (número, entidad bancaria, fecha de vencimiento).
- Datos personales del tarjetahabiente (nombres y apellidos, tipo y número de identificación).
- Información del domicilio donde el tarjetahabiente recibe sus extractos bancarios.
Estos datos pueden ser almacenados y/o procesados en servidores ubicados en centros de cómputo, ya sean propios o contratados con terceros proveedores, lo cual es autorizado por nuestros huéspedes, visitantes, clientes, usuarios y proveedores al aceptar esta Política de Privacidad.
Veracidad de la información
Nuestros huéspedes, visitantes, clientes, usuarios y proveedores deberán suministrar información veraz sobre sus datos personales para hacer posible la prestación de los servicios por parte de Hotel Casa Portones, y bajo esa condición aceptan entregar la información requerida.
Hotel Casa Portones presume la veracidad de la información suministrada y no verifica, ni asume la obligación de verificar, la identidad de los huéspedes, visitantes, clientes, usuarios y proveedores, ni la veracidad, vigencia, suficiencia y autenticidad de los datos que cada uno de ellos proporcione. Por tanto, no asume responsabilidad por daños y/o perjuicios de toda naturaleza que pudieran tener origen en la falta de veracidad, vigencia, suficiencia o autenticidad de la información, incluyendo daños y perjuicios que puedan deberse a la homonimia o a la suplantación de la identidad.
Legislación aplicable
Este manual fue elaborado teniendo en cuenta la Ley 1581 de 2012, «Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales», y el Decreto 1377 de 2013, «Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012».
Información de niños, niñas y adolescentes
Hotel Casa Portones velará por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes menores de edad, garantizando que en el tratamiento de sus datos se respete su interés superior y sus derechos fundamentales y, en lo posible, teniendo en cuenta su opinión como titulares de sus datos personales.
Finalidades del tratamiento de los datos personales
La información recolectada es utilizada para procesar, confirmar, cumplir y proveer los servicios y/o productos adquiridos, directamente y/o con la participación de terceros proveedores de productos o servicios, así como para promocionar y publicitar nuestras actividades, productos y servicios, realizar transacciones, efectuar reportes a las distintas autoridades administrativas de control y vigilancia nacionales o internacionales, autoridades de policía o autoridades judiciales, entidades bancarias y/o compañías aseguradoras, y para fines administrativos internos y/o comerciales tales como investigación de mercados, auditorías, reportes contables, análisis estadísticos, facturación, y ofrecimiento y/o reconocimiento de beneficios propios de nuestros programas de lealtad.
Al aceptar esta Política de Privacidad y Tratamiento, nuestros huéspedes, visitantes, clientes, usuarios y proveedores, en su calidad de titulares de los datos recolectados, autorizan a Hotel Casa Portones a realizar el tratamiento de los mismos, de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, grabación, uso, circulación, procesamiento y supresión, para la ejecución de las actividades relacionadas con los servicios y productos adquiridos, tales como la realización de reservas, sus modificaciones, cancelaciones y cambios, reembolsos, atención de consultas, quejas y reclamos, pago de compensaciones e indemnizaciones, registros contables, correspondencia, procesamiento y verificación de tarjetas de crédito, débito y otros instrumentos de pago, identificación de fraudes y prevención de lavado de activos y de otras actividades delictivas, y/o para el funcionamiento de los programas de lealtad y demás finalidades indicadas en este documento.
Lo anterior, sin perjuicio de otras finalidades que hayan sido informadas en este documento y en los términos y condiciones de cada uno de los productos y servicios propios de cada una de nuestras unidades de negocio.
Advertimos que en estas actividades pueden estar involucrados terceros proveedores (tales como proveedores de sistemas de reservas, agencias de viajes, call centers, entidades bancarias y aseguradoras).
Adicionalmente, nuestros viajeros, clientes y usuarios, en su calidad de titulares de los datos recolectados, al aceptar esta política de privacidad nos autorizan para:
- Utilizar la información recibida de ellos para fines de mercadeo de nuestros productos y servicios, y de los productos y servicios de terceros con los que Hotel Casa Portones mantenga una relación de negocios.
- Suministrar los datos personales a las autoridades de control y vigilancia, de policía o judiciales, en virtud de un requerimiento legal o reglamentario, y/o usar o revelar esta información y datos personales en defensa de nuestros derechos y/o nuestro patrimonio, en cuanto dicha defensa tenga relación con los productos y/o servicios contratados por nuestros viajeros, clientes y usuarios.
- Permitir el acceso a la información y datos personales a los auditores o terceros contratados para llevar a cabo procesos de auditoría interna o externa propios de la actividad comercial que desarrollamos.
- Consultar y actualizar los datos personales, en cualquier tiempo, con el fin de mantener actualizada dicha información.
- Contratar con terceros el almacenamiento y/o procesamiento de la información y datos personales para la correcta ejecución de los contratos celebrados con nosotros, bajo los estándares de seguridad y confidencialidad a los cuales estamos obligados.
Autorización
La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de Hotel Casa Portones requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. Hotel Casa Portones, en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares, garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.
Con la mencionada autorización, el cliente acepta las políticas y condiciones que se establecen en el presente documento.
Forma y mecanismos para otorgar la autorización
La autorización del titular de la información constará en cada uno de los canales y mecanismos de recolección de datos de Hotel Casa Portones. Así, podrá constar en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. La autorización será emitida por el titular antes del tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012.
Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del titular de los datos personales tanto el hecho de que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, como que tiene la opción de conocer cualquier alteración a los mismos y el uso específico que de ellos se ha dado. Lo anterior, con el fin de que el titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y controle el uso de su información personal.
Derechos de los titulares de la información
El titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Hotel Casa Portones, en su condición de responsable del tratamiento.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada a Hotel Casa Portones, en su condición de Responsable del Tratamiento.
- Ser informado por Hotel Casa Portones, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Deberes de Hotel Casa Portones en relación con el tratamiento de los datos personales
Hotel Casa Portones tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra debidamente facultado, y respetando en todo caso la Ley.
Hotel Casa Portones se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes:
- Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
- Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares.
- Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal.
- Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
- Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Derecho de acceso
El poder de disposición o decisión que tiene el titular sobre la información que le concierne conlleva necesariamente el derecho de acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento.
Asimismo, el titular tiene derecho a solicitar su rectificación en caso de ser inexactos o incompletos, y a cancelarlos cuando no estén siendo utilizados conforme a las finalidades y términos legales o contractuales, o según las finalidades y términos contemplados en esta Política de Privacidad.
Hotel Casa Portones garantizará el derecho de acceso cuando lo solicite el titular o su representante o apoderado, previa acreditación de su identidad.
Los clientes y usuarios pueden ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales enviando su solicitud al correo electrónico gerencia@valerianosas.com o a través del teléfono +57 320 487 1876, de conformidad con esta Política de Privacidad.
La solicitud debe incluir los siguientes datos: nombres y apellidos, tipo de documento, número de documento, teléfono, correo electrónico, país y asunto.
Respuesta a consultas
En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, estas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
Reclamos
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
- El reclamo lo podrá presentar el Titular en los formatos que para tal efecto dispone Hotel Casa Portones en su registro hotelero. Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, esto es, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Si por alguna circunstancia Hotel Casa Portones recibe un reclamo que en realidad no debería ir dirigido contra él, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
- Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos que mantiene Hotel Casa Portones una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
- El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado, antes del vencimiento del referido plazo, los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Procedimientos para garantizar el derecho a presentar reclamos
En cualquier momento y de manera gratuita, el titular o su representante podrán solicitar a Hotel Casa Portones la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad. Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por:
- El titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse.
- Su representante, previa acreditación de la representación.
Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquel, se tendrá por no presentada.
La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por Hotel Casa Portones señalados en el aviso de privacidad y contener, como mínimo, la siguiente información:
- El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
- Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
- La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.
- En su caso, otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.
Rectificación y actualización de datos
Hotel Casa Portones tiene la obligación de rectificar y actualizar, a solicitud del titular, la información de este que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.
Hotel Casa Portones tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando estos beneficien al titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes.
Hotel Casa Portones podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, que deben ser informados en el aviso de privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web.
Hotel Casa Portones utilizará los servicios de atención al cliente que tiene en operación, siempre y cuando los plazos de respuesta no sean mayores a los señalados en la Ley.
Cada vez que Hotel Casa Portones ponga a disposición una herramienta nueva para facilitar el ejercicio de sus derechos por parte de los titulares de la información, o modifique las existentes, lo informará a través de su página web.
Supresión de datos
El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a Hotel Casa Portones la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:
- Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstos en la Ley.
- Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
- Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal, de acuerdo con lo solicitado por el titular, en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por Hotel Casa Portones. Es importante tener en cuenta que el derecho de supresión no es absoluto y el responsable puede negar su ejercicio cuando:
- El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
- La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
- Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular, para realizar una acción en función del interés público o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
En caso de resultar procedente la supresión de los datos personales, Hotel Casa Portones debe realizarla de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.
Revocatoria de la autorización
Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal. Para ello, deberán comunicarse con Hotel Casa Portones mediante el correo electrónico gerencia@valerianosas.com o a través del teléfono +57 320 487 1876.
Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que Hotel Casa Portones deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.
Por lo anterior, será necesario que el titular, al momento de elevar la solicitud de revocatoria del consentimiento a Hotel Casa Portones, indique en esta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En la segunda hipótesis se deberá indicar con cuál tratamiento el titular no está conforme. Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre titular y responsable por el cumplimiento de un contrato o por disposición legal, no podrá ser revocado. Los mecanismos o procedimientos que Hotel Casa Portones establezca para atender las solicitudes de revocatoria del consentimiento no podrán exceder los plazos previstos para atender las reclamaciones conforme lo señala la Ley.
Medidas de seguridad
Hotel Casa Portones ha adoptado las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
No obstante lo anterior, el cliente asume los riesgos que se derivan de entregar esta información en un medio como internet, el cual está sometido a diversas variables, como ataques de terceros o fallas técnicas o tecnológicas, entre otras. Hotel Casa Portones hará su mejor esfuerzo tecnológico para garantizar la seguridad de la información personal de todos sus clientes y/o usuarios, empleando métodos de seguridad razonables y actuales para impedir el acceso no autorizado, mantener la exactitud de los datos y garantizar la correcta utilización de la información.
Implementación de las medidas de seguridad
Hotel Casa Portones mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información. El procedimiento deberá considerar, como mínimo, los siguientes aspectos:
- Los terceros contratados por Hotel Casa Portones estarán obligados a adherirse y dar cumplimiento a las políticas y manuales de seguridad de la información, así como a los protocolos de seguridad que aplicamos a todos nuestros procesos.
- Todo contrato de Hotel Casa Portones con terceros (contratistas, consultores externos, colaboradores temporales, etc.) que involucre el tratamiento de información y datos personales incluirá un acuerdo de confidencialidad que detalle sus compromisos para la protección, cuidado, seguridad y preservación de la confidencialidad, integridad y privacidad de la misma.
- Ámbito de aplicación del procedimiento, con especificación detallada de los recursos protegidos.
- Medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares encaminados a garantizar el nivel de seguridad exigido en la Ley.
- Funciones y obligaciones del personal.
- Estructura de las bases de datos de carácter personal y descripción de los sistemas de información que los tratan.
- Procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante las incidencias.
- Procedimientos de realización de copias de respaldo y de recuperación de los datos.
- Controles periódicos que se deban realizar para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el procedimiento de seguridad que se implemente.
- Medidas a adoptar cuando un soporte o documento vaya a ser transportado, desechado o reutilizado.
- El procedimiento deberá mantenerse actualizado en todo momento y deberá ser revisado siempre que se produzcan cambios relevantes en el sistema de información o en la organización del mismo.
- El contenido del procedimiento deberá adecuarse en todo momento a las disposiciones vigentes en materia de seguridad de los datos personales.
Modificaciones a la política de privacidad
Hotel Casa Portones se reserva el derecho de efectuar en cualquier momento modificaciones o actualizaciones a esta Política de Privacidad, para la atención de novedades legislativas, políticas internas o nuevos requerimientos para la prestación u ofrecimiento de sus servicios o productos.
Vigencia del tratamiento de la información y datos personales
La información suministrada por los clientes y usuarios permanecerá almacenada hasta por el término de quince (15) años contados a partir de la fecha del último tratamiento, para permitirnos el cumplimiento de las obligaciones legales y/o contractuales a nuestro cargo, especialmente en materia contable, fiscal y tributaria.